Коротко: вести учёт в автосервисе значит записывать по каждой машине клиента, работы, запчасти, оплату и мастера в одном документе, заказ-наряде. Тогда склад, касса, долги и зарплата считаются из этих записей, а не собираются вручную в конце месяца. Ниже путь одной машины от звонка до выдачи и что записывать на каждом шаге. Показываем на BSTCRM: в ней наши филиалы ведут заказ-наряды, всего в программе уже больше 26 тысяч сделок.
Что значит вести учёт, если по-простому
Проверить учёт легко: возьмите любую машину, которая была у вас в прошлом году, и ответьте за минуту, что на ней делали, какие детали поставили, сколько заплатил клиент и кто работал. Если для этого нужно листать тетрадь или спрашивать мастера, учёта пока нет, есть только записи. Ещё один признак: деньги в кассе и остатки на складе не сходятся, и никто не может сказать почему.
Путь машины от звонка до выдачи
Восемь шагов. На каждом одна запись, которая потом работает сама.
Звонок или заявка
Клиент позвонил или написал, а значит, учёт уже начался. Если обращение не записано, потом не узнать, сколько клиентов вы потеряли и откуда они пришли. В BSTCRM звонок из облачной АТС попадает в журнал с записью разговора, а при входящем менеджер сразу видит машины и историю клиента.
Что записать: Телефон, машина, что беспокоит, откуда клиент узнал о сервисе.
Журнал звонков. Пропущенные без перезвона попадают в список «Пожары дня». Запись и приёмка
Машину ставят в календарь, а при приёмке сверяют автомобиль и фиксируют жалобу словами клиента. Пробег здесь важнее, чем кажется: по нему потом строятся напоминания о ТО, а при споре он показывает, в каком состоянии машина приехала.
Что записать: Дата и пост, VIN, пробег, жалоба клиента.
Календарь на день: кто и когда приезжает. Заказ-наряд: работы и норма
Заказ-наряд — главный документ учёта: всё остальное считается из него. Работы лучше вписывать по нормо-часам и единому прайсу, иначе одна и та же замена масла будет стоить по-разному у разных приёмщиков. В BSTCRM норму и цену можно задать на марку, модель и годы машины, тогда они подставятся сами, а по редкой работе программа подскажет цену из ваших прошлых нарядов.
Что записать: Работы, норма времени, цена, мастер.
Норма для этой машины подставилась сама: 0,72 н.ч., 1 440 ₽. Диагностика и коды ошибок
То, что показал сканер, стоит хранить в наряде, а не в памяти мастера: при повторном визите сразу видно, что уже было. В сделке есть справочник по машине: коды OBD-II с названием на русском и жидкости, которые ваш сервис записал для этой модели. Перевод названий машинный, поэтому мастер всё равно проверяет код по своей машине.
Что записать: Коды со сканера, что подтвердилось при проверке.
Код P0420 и жидкости этой машины прямо в карточке сделки. Запчасти: цена, резерв, списание
Чаще всего деньги теряются именно здесь: деталь поставили, а в наряд не вписали. Поэтому запчасть должна попадать на склад и в наряд одной записью. Из сделки видно остаток на своём складе и предложения поставщиков, деталь резервируется под машину и списывается по наряду.
Что записать: Артикул, закупка, продажа, из какого склада взяли.
Проценка: сначала свой склад, ниже цены поставщиков. Данные демонстрационные. Выдача и оплата
Перед выдачей клиент видит итог, подписывает заказ-наряд и платит. Важно разделять «начислено» и «оплачено»: долг, записанный на словах, забывается быстрее всего. Заказ-наряд и акт печатаются из карточки, оплата проходит через кассу конкретной точки, а остаток долга виден по сделке и по клиенту.
Что записать: Сумма, способ оплаты, касса, долг, подпись клиента.
Заказ-наряд к печати: работы, запчасти, итог и оплата. Зарплата и прибыль
Если предыдущие шаги записаны, этот считать почти не нужно. Зарплата мастеров выводится из их работ в нарядах: процент, фиксированная сумма или процент от прибыли. Владелец видит прибыль по каждой машине, выручку по точкам и деньги в кассах.
Что записать: Ничего нового: всё уже есть в нарядах.
Зарплата собирается из выполненных работ. Возврат клиента
Машина уехала, но учёт ещё работает на вас. Из заказ-нарядов строится список тех, кому пора менять масло, а программа прикидывает пробег по визитам и показывает, кому пора на ТО. Сообщение отправляется в одну кнопку. Те, кому писать не нужно, отмечаются в стоп-листе.
Что записать: Дата следующего визита и согласие клиента на сообщения.
Тетрадь, таблица или программа
Начать можно с любого варианта. Разница становится заметной, когда машин, мастеров или точек больше одной.
| Что нужно | Тетрадь | Таблица Excel | Программа учёта |
|---|---|---|---|
| История по машине | Листать вручную | Поиск, если записи единообразные | Открывается по номеру или телефону |
| Остаток запчастей | Не виден | Если каждый не забыл вычесть | Списывается по заказ-наряду |
| Долги клиентов | Отдельный список | Отдельный лист | Видны по сделке и клиенту |
| Зарплата мастеров | Считать вручную | Формулы, которые легко сломать | Считается из работ в нарядах |
| Несколько сотрудников | Одна тетрадь на всех | Правки затирают друг друга | У каждого свой вход и права |
| Что стоит денег | Ничего, кроме потерь | Обычно ничего | Подписка |
С чего начать, если учёта сейчас нет
- Договоритесь о правиле: ни одна машина не уходит в работу без заказ-наряда.
- Заведите один прайс работ, пусть сначала и короткий, на самые частые операции.
- Первую неделю ведите только наряды и оплаты. Склад подключайте, когда привычка появится.
- Посчитайте остатки один раз по факту и дальше списывайте только через наряд.
- Через месяц сверьте кассу и склад с записями: расхождения покажут, какой шаг выпадает.
Если вы выбираете программу, сравнивайте не длину списка функций, а то, как быстро оформляется наряд и сходится ли касса. Вопросы, которые стоит задать любому продавцу, собраны в чек-листе как выбрать программу для автосервиса. Все разделы BSTCRM на скриншотах мы показали в отдельном обзоре.
Частые вопросы
Что такое заказ-наряд и зачем он нужен?
Это документ на конкретную машину: клиент, автомобиль, работы, запчасти, цены и подпись. Он защищает и клиента, и сервис при споре, а для учёта служит единственным источником данных о ремонте.
Можно ли вести учёт автосервиса в Excel?
Да, на одном посту и с одним человеком это работает. Сложности начинаются, когда таблицу правят несколько сотрудников, а склад и зарплату приходится считать отдельно от заказ-нарядов.
Что записывать обязательно, если времени мало?
Минимум: телефон клиента, машина с пробегом, работы, запчасти, сумма и оплата. Без этих шести полей не посчитать ни долги, ни прибыль.
Сколько стоит BSTCRM?
3 000 ₽ в месяц за 5 рабочих мест, каждое следующее 200 ₽, точки и склады без ограничений. Первый месяц бесплатно, перенос данных и обучение входят в цену. Актуальные условия на странице тарифа.
Как посмотреть программу без регистрации?
Откройте демо-версию, вход admin / admin. Данные там вымышленные, можно нажимать всё подряд.
Клиенты, автомобили и суммы на скриншотах вымышленные. Цены по bstcrm.ru на 6 ноября 2026 года.